CORRESPONDÊNCIA
Correspondência é qualquer forma de comunicação escrita entre duas pessoas ou entidades. Isso inclui um simples bilhete informal, despreocupado e íntimo, até o ofício com suas formalidades e seu tom grave. São inúmeros os tipos de correspondência, mas podemos citar três como os mais importantes: oficial, comercial e particular. Nos concursos públicos, temos questões referentes à correspondência oficial.
■ 9.2. CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Muito frequente entre órgãos públicos e entre pessoas/empresas e órgãos públicos, a correspondência oficial tem um aspecto para o qual poucos atentam: ela inclui textos que têm caráter documental e jurídico mesmo que tramitem apenas entre pessoas. É o caso da declaração, da ata, do atestado, do parecer etc. Existem as mais variadas divisões sobre os tipos de correspondência oficial, que podem ser vistas em vários livros que tratam do assunto. Trataremos apenas dos documentos que estão no Manual de Redação da Presidência da República.
■ 9.3. CARACTERÍSTICAS DA REDAÇÃO OFICIAL
Impessoalidade, uso de padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e padronização: essas são as características de toda redação oficial. Elas estão no art. 37 da Constituição Federal. A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios, obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. É inconcebível que uma comunicação oficial não possa ser entendida por qualquer cidadão; assim sendo, a publicidade citada na Constituição implica necessariamente clareza e concisão.
Outro aspecto importante é a interpretação do texto oficial. Ela deve ser sempre impessoal e uniforme, para que possa ser única; isso pressupõe o uso de certo nível de linguagem: o padrão culto. A uniformidade da redação oficial é imprescindível, pois há sempre um único emissor (o Serviço Público) e dois possíveis receptores (o próprio Serviço Público ou os cidadãos).
Isso não quer dizer que a redação oficial deva ser árida e infensa à evolução da língua. Sua finalidade básica — comunicar com impessoalidade e máxima clareza — impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular etc.
■ 9.3.1. Impessoalidade
A comunicação se efetiva pela presença de três pessoas:[1]
a) alguém que comunique — emissor;
b) algo a ser comunicado — mensagem;
c) alguém que receba essa comunicação — receptor.
Na redação oficial, o emissor é sempre o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção).
A mensagem é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica.
O receptor dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo, do Legislativo ou do Judiciário.
A impessoalidade que deve ser característica da redação oficial decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público — em um e outro casos temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: o tema das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público. Na redação oficial não há lugar para impressões pessoais, ela deve ser isenta da interferência da individualidade de quem a elabora.
■ 9.3.2. Correção gramatical
Deve-se empregar linguagem padrão nos expedientes oficiais, cuja finalidade primeira é a de informar com clareza e objetividade. A necessidade de empregar essa determinada linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre do caráter público desses atos e comunicações e de sua finalidade. ,Os atos oficiais, entendidos como atos de caráter normativo, estabelecem regras para a conduta dos cidadãos e regulam o funcionamento dos órgãos públicos. Isso é alcançado se, em sua elaboração, for empregada linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade. Nos textos oficiais, por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, deve-se usar o padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que se observam as regras da gramática formal e em que se emprega vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.
As gírias, as abreviaturas, os estrangeirismos (exceto naqueles em que não existe correspondente em português, ou este é pouco usado), o internetês, os preciosismos, os apelidos pejorativos ou preconceituosos, os clichês, as palavras de baixo calão ou ofensivas, as generalizações, as palavras e expressões repetidas, as frases incompletas, as comparações e hipérboles, as mesóclises, o ponto de exclamação e as reticências, os pleonasmos, as frases com apenas uma palavra, as siglas desconhecidas, as frases longas, o gerundismo, os erros ortográficos, as aliterações e rimas, os regionalismos vocabulares, os jargões técnicos ou qualquer outro tipo de linguagem de um grupo específico são proibidos, pois as comunicações que partem dos órgãos públicos devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Não há dúvida de que qualquer texto que apresente tais linguagens terá sua compreensão dificultada.
A língua escrita compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Não podemos nos esquecer de que o texto oficial deve ser claro e objetivo e, por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, requer o uso do padrão culto da língua.
O padrão culto é aquele em que:
a) se observam as regras da gramática formal;
b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.
Ressalte-se ainda que o jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.
■ 9.3.3. Formalidade e padronização
As comunicações oficiais devem ser sempre formais: são necessárias certas formalidades de tratamento. Isso diz respeito:
a) ao correto emprego do pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível;
b) à polidez;
c) à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.
A formalidade de tratamento vincula-se à ideia de a administração federal ser una, portanto as comunicações devem seguir um determinado padrão. A clareza gráfica (impressão), o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.
■ 9.3.3.1. Pronomes de tratamento
O uso de pronomes de tratamento é a forma respeitosa de nos dirigirmos às autoridades civis, militares, judiciárias, acadêmicas, religiosas, universitárias, monárquicas e imperiais.
Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal:
a) referem-se à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação);
b) concordam com a terceira pessoa, seja em caso de concordância gramatical ou lógica e silepse ou concordância ideológica (aquele de quem se fala).
Assim sendo, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria levará seu secretário” (e não “vosso”).
Os adjetivos que se referem a esses pronomes concordam com o sexo da pessoa a quem se dirigem, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está preocupado”, “Vossa Senhoria será eleito”; se for mulher, “Vossa Excelência está preocupada”, “Vossa Senhoria será eleita”.
■ 9.3.3.1.1. Emprego dos pronomes de tratamento
■ 9.3.3.1.1.1. Vossa Excelência
Em comunicações dirigidas às seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo: Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores (e Vice) de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais e Vices.
b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar.
Todas as autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo e vírgula: Senhor Ministro; Senhor Senador; Senhor Juiz; Senhor Deputado; Senhor Governador; Senhor Prefeito.
Porém, o vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder em âmbito federal é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo e vírgula: Excelentíssimo Senhor Presidente da República (Executivo); Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional (Legislativo); Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal (Judiciário).
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência obedecerá à seguinte forma:
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado da Justiça
70064-900 — Brasília-DF
A Sua Excelência o Senhor
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70165-900 — Brasília-DF
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10ª Vara Cível
Rua XYZ, nº 567
01219-012 — São Paulo-SP
Fica abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) às autoridades arroladas acima. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
■ 9.3.3.1.1.2. Vossa Senhoria
É empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é Senhor seguido do cargo do destinatário e vírgula: Senhor Chefe da Divisão de Serviços Gerais.
No envelope, deve constar do endereçamento:
Ao Senhor (seguido de vírgula)
Fulano de Tal
Rua Dom Juan de Marco, nº 386
05591-010 — São Paulo-SP
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Seu emprego deve ser restrito a comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Por questão histórica, é comum chamar por Doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito, em Medicina e em Odontologia.
■ 9.3.3.1.1.3. Vossa Magnificência
Empregada, por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidades e outras instituições de ensino superior. Corresponde-lhe o vocativo Magnífico Reitor (seguido de vírgula).
■ 9.3.3.1.1.4. Vossa Santidade
Em comunicações dirigidas ao Papa e ao Dalai Lama. O vocativo correspondente é Santíssimo Padre (seguido de vírgula).
■ 9.3.3.1.1.5. Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima
Em comunicações aos cardeais. Corresponde-lhe o vocativo Eminentíssimo Senhor Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal (ambos seguidos de vírgula)
■ 9.3.3.1.1.6. Vossa Excelência Reverendíssima
É usado em comunicações dirigidas a arcebispos e bispos.
■ 9.3.3.1.1.7. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima
Para monsenhores, cônegos e superiores religiosos.
■ 9.3.3.1.1.8. Vossa Reverência
É empregado para sacerdotes, pastores e demais religiosos.
■ 9.3.3.1.1.10. Vossa Majestade
Para imperadores e reis.
■ 9.3.3.1.1.11. Vossa Alteza
É empregado para arquiduques, duques e príncipes.
■ 9.3.4. Concisão e clareza
Uma das qualidades de um texto é a concisão. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Existe um princípio de economia linguística, e a concisão atende a esse princípio. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. Ela depende estritamente das demais características da redação oficial.
Para que haja clareza é necessário:
a) a impessoalidade;
b) o uso do padrão culto de linguagem;
c) a formalidade e a padronização;
d) a concisão.
■ 9.4. MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
Em 1991, criou-se uma comissão para simplificar, uniformizar e atualizar as normas da redação dos atos e comunicações oficiais, pois eram utilizados os mesmos critérios desde 1937. A obra, denominada Manual de Redação da Presidência da República, dividiu-se em duas partes: a primeira trata das comunicações oficiais, a segunda cuida dos atos normativos no âmbito Executivo. Os responsáveis pelas duas partes foram, respectivamente, o diplomata Nestor Forster Jr. e o ex-Ministro Gilmar Mendes. Em 2002, uma revisão adequou o manual aos avanços da informática. É nessa edição revisada de 2002 que se baseiam os comentários aqui feitos.
■ 9.5. INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 4/92
O Diário Oficial da União publicou, em 9 de março de 1992, o Decreto n. 468, de 6 de março de 1992, em que o Presidente estabeleceu regras para a redação de atos normativos do Poder Executivo. No mesmo dia, a Secretaria de Administração Federal baixou a Instrução Normativa n. 4, tornando obrigatória, nos órgãos da administração federal, a observação das modalidades de comunicação oficial, constantes no Manual de Redação da Presidência da República.
Eis, a seguir, as instruções a serem observadas.
■ 9.6. O PADRÃO OFÍCIO
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única que siga o que chamamos de padrão ofício.
■ 9.6.1. Partes do documento no padrão ofício
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: tipo do documento, local, data, destinatário, assunto, texto, fecho, assinatura e identificação do signatário. Vejamos uma a uma.
■ 9.6.2. Tipo do documento
Identificação do tipo do documento — que pode ser abreviado —, número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede:
Aviso 987/SRF
Mem. 987/INSS
Of. 987/SSP-SP
■ 9.6.3. Local e data
Local e data, por extenso, com alinhamento à direita:
São João da Boa Vista, 13 de julho de 2007.
■ 9.6.4. Destinatário
Nome e cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve ser incluso também o endereço.
■ 9.6.5. Assunto
Resumo do teor do documento.
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
■ 9.6.6. Texto
O expediente deve conter a seguinte estrutura:
a) introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”; empregue a forma direta;
b) desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
c) conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Nos casos em que for de mero encaminhamento de documentos, a estrutura é a seguinte:
a) introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a fórmula: “Em resposta ao Aviso n. 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício n. 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.” ou “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama n. 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
Observação: Se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento.
■ 9.6.7. Fecho
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n. 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Na intenção de simplificá-los e uniformizá-los, a Instrução Normativa n. 4 estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) Respeitosamente, para autoridades superiores;
b) Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
Ficam excluídas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, disciplinados no Manual de Redação Oficial e Diplomática do Ministério das Relações Exteriores.
■ 9.6.8. Identificação do signatário
Exceto as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
Nome
Cargo
■ 9.7. FORMA DE DIAGRAMAÇÃO
Os documentos devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman, poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página;
d) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
e) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3 cm de largura, no caso de juntada ou anexação em processo;
f) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
g) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas;
h) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
i) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
j) todos os tipos de documentos do padrão ofício devem ser impressos em papel de tamanho A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
k) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado (Arquivo (de computador): Armazenamento) para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
l) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo: Ex.: “Of. N. 123 — relatório produtividade ano 2005”.
O aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República e pelos Secretários da Presidência da República, para autoridades de mesma hierarquia. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si.
Quanto à sua forma, o aviso segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete
Exposição de motivos é o nome que se dá ao preâmbulo ou aos considerandos que antecedem os textos dos projetos de lei, com o objetivo de mostrar suas vantagens. É uma justificativa às medidas propostas. É documento em que se justifica a necessidade de se tomar alguma providência. Os documentos ou quaisquer outros expedientes que devam ser decididos pelo Presidente da República ou Vice-presidente, Governador de Estado ou Prefeito Municipal devem ter despachos acompanhados da exposição de motivos para: a) informar sobre determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter à consideração do destinatário projeto de ato normativo.
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de uma Pasta ou Secretaria, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os envolvidos.
Partes:
a) resumo do texto;
b) síntese das alegações, argumentos ou fundamentos oferecidos;
c) apreciação do assunto, razões e esclarecimentos que o ilustrem;
d) transcrição da legislação citada;
e) parecer conclusivo.
Forma e estrutura:
Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo segue o modelo descrito adiante.
A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto de caráter informativo, sua estrutura segue o modelo do padrão ofício. Já a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República, Governador ou Prefeito Municipal a sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo, embora siga também a estrutura do padrão ofício, além de outros comentários julgados pertinentes por seu autor, deve, obrigatoriamente, apontar:
a) na introdução: o problema que está reclamando a adoção da medida ou do ato normativo proposto;
b) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema e eventuais alternativas existentes para equacioná-lo;
c) na conclusão: novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema.
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