COMUNICAÇÕES OFICIAIS
Veremos agora as particularidades de cada uma das modalidades das comunicações oficiais.
■ 9.8.1. Apostila
Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. Apostilar é o mesmo que anotar à margem, emendar, corrigir. É a complementação de um ato. Trata-se de ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com a finalidade de atualizá-lo. A apostila tem por objeto a correção de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, entre outros. Geralmente, a apostila é feita no verso do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que será anexada ao documento principal. É lavrada como um termo e publicada em órgão oficial.
Partes:
a) título: denominação do documento;
b) texto: desenvolvimento do assunto;
c) data: às vezes precedida da sigla do órgão;
d) assinatura;
e) identificação do signatário: nome e cargo ou função da autoridade.
Modelo de Apostila
APOSTILA
A Diretora do ________, no uso de suas atribuições, tendo em vista o que consta do Processo n. ________, declara, em retificação à Portaria n. ________, que a designação de Assistente Administrativo, classe F, da Secretaria de ________, a ________ [NOME DO FUNCIONÁRIO] ________, é para o período de ________ de ________ de ________ a ________ de ________ de ________, e não como constou na referida Portaria.
[SIGLA DO ÓRGÃO], em ________ de ________ de ________.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.2. Ata
Ata é o documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências, resoluções e decisões das assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras entidades semelhantes.
É documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser redigida de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente. Geralmente é lançada em livros próprios, devidamente autenticados, cujas páginas são rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhes dá cunho oficial. Há os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora ofereça algumas vantagens de caráter prático, tem, por outro lado, sérios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio e de acréscimos ou modificações posteriores, com objetivos fraudulentos.
Na ata não se fazem parágrafos ou alíneas; escreve-se tudo seguidamente para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos. Existem, no entanto, tipos de ata que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, são lançados em formulários a serem preenchidos. Mesmo nesses tipos de ata é conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais espaços em branco com pontos ou outros sinais convencionais.
Não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra “digo”, depois da qual se repete a palavra ou expressão anterior ao mesmoerro.
Ex.: Aos dezesseis dias do mês de maio, digo, do mês de setembro de mil novecentos e noventa e nove, reuniu-se o...
Quando se constata erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão “em tempo”, que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou acréscimo.
Ex.: Em tempo: Na linha onde se lê abono, leia-se abandono.
Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as correções. Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes à reunião. Às vezes, ela é assinada somente pelas pessoas que presidiram a sessão (presidente e secretário) e/ou outros, e seu conteúdo é dado à publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalização. As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões. As mais importantes e que mais frequentemente aparecem, além do título e das assinaturas, são as seguintes:
a) dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
b) local da reunião;
c) pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores, delegados etc.);
d) presidente e secretário dos trabalhos;
e) ordem do dia (discussões, votações, deliberações etc.);
f) fecho.
Modelo de Ata
COMISSÃO ESPECIAL DE INQUÉRITO
Ata da Reunião da Comissão ________ das irregularidades existentes no ________.
Aos ________ dias do mês de ________ de ________, às dez horas e trinta minutos, no Plenário ________, do Edifício ________, no Estado de São Paulo, realizou-se a oitava Reunião da Comissão Especial de Inquérito constituída com a finalidade de proceder a um levantamento das condições e irregularidades existentes no Sistema ________, sob a Presidência do(a) ________, em que estiveram presentes os(as) Senhores(as) ________, ________ e ________. Havendo número regimental, o(a) Senhor(a) Presidente declarou abertos os trabalhos. Concedida a palavra inicialmente ao Doutor ________, este fez uma explanação sobre o sistema ________, suas falhas e problemas, e sobre a busca de soluções. Nada mais havendo a tratar, ________ agradeceu a presença de todos e declarou encerrada a reunião, da qual eu, ________, Secretário da Comissão, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Senhor Presidente, por mim e pelos presentes.
[ASSINATURA(S)]
■ 9.8.3. Aviso
O aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do EstadoMaior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República e pelos Secretários da Presidência da República, para autoridades de mesma hierarquia. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si. Quanto à sua forma, o aviso segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Quem avisa, ministro é!
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Modelo de Aviso
Aviso n. 35/SSP-PR
Brasília, 17 de fevereiro de 2000.
A Sua Excelência o Senhor
[NOME E CARGO]
Assunto: Seminário sobre uso de energia no setor público.
Senhor Ministro,
Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do Primeiro Seminário Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Público, a ser realizado em 5 de março próximo, às 9 horas, no auditório da Escola Nacional de Administração Pública — ENAP, localizada no Setor de Áreas Isoladas Sul, nesta capital. O Seminário mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional das Comissões Internas de Conservação de Energia em Órgãos Públicos, instituído pelo Decreto n. 99.656, de 26 de outubro de 1990.
Atenciosamente,
[NOME DO SIGNATÁRIO]
[CARGO DO SIGNATÁRIO]
■ 9.8.4. Certidão
Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente, a pedido do interessado, solicitado ou requisitado ex officio por autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa a existência de registro em livro, processo ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à inexistência de tal registro.
Como um documento público, a certidão pode servir de prova de ato jurídico. As certidões negativas da Fazenda Nacional, Estadual ou Municipal, em casos de escritura de transferência de imóveis, exoneram o imóvel e isentam o adquirente de qualquer responsabilidade.
As certidões podem ser de inteiro teor ou resumidas, contanto que exprimam fielmente o que contém o original de onde foram extraídas. Quando a certidão consiste em transcrição verbum ad verbum, isto é, integral, também recebe o nome de traslado. É escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras.
Quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais convencionais.
Partes:
a) título: nome do documento, muitas vezes já impresso em papel próprio;
b) preâmbulo: alusão ao ato que determinou a expedição do documento. Também, quando for o caso, será mencionado o documento ou livro de onde a certidão está sendo extraída;
c) texto: teor do que se certifica; transcrição do documento original ou descrição do que foi encontrado;
d) fecho: termo de encerramento e assinatura dos funcionários que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu);
e) local e data (da expedição do ato);
f) visto da autoridade que autorizou a lavratura da certidão: representa o ato de aprovação e reconhecimento da autoridade, a fim de que a certidão produza os efeitos legais desejados.
Modelo de Certidão
CERTIDÃO
CERTIFICO, a pedido verbal da parte interessada e à vista dos registros existentes na Seção de Pessoal, que a Senhora ________ ocupa, atualmente, o cargo de Chefede Secretaria PJ-1, do Quadro de Pessoal da Secretaria ________, do Setor Administrativo, para o qual foi nomeada pelo Ato n. ________, de dois de agosto de mil novecentos e setenta e dois, tendo tomado posse e entrado em exercício na mesma data, ficando lotada na ________ desta Capital. CERTIFICO, ainda, que as atribuições inerentes ao referido cargo se acham enumeradas no artigo ________ da Consolidação das Leis do Trabalho. CERTIFICO, finalmente, que a Senhora ________ foi efetivada no cargo de Chefe de Secretaria PJ-1, desde a data de sua nomeação (dois de agosto de mil novecentos e setenta e dois) até a data em que é expedida a presente certidão. Do que, para constar, eu, ________, Auxiliar Administrativo, nível 7A, extraí a presente certidão, aos seis dias do mês de outubro de dois mil e três, a qual vai devidamente conferida e assinada pelo Senhor
________, Chefe da Seção de Pessoal, e visada pelo Senhor ________, Diretor da
Divisão Administrativa da Secretaria ________.
Visto:
[ASSINATURA] [ASSINATURA]
[NOME] [NOME]
[CARGO] [CARGO]
■ 9.8.5. Circular
Circular é toda comunicação reproduzida em cópias, de igual teor, e expedida a diferentes pessoas, órgãos ou entidades. Especificamente, como documento, é mensagem endereçada simultaneamente a diversos destinatários, para transmitir avisos, ordens ou instruções.
Modelo de Circular
CIRCULAR N. ________, ________ DE ________ DE ________
Senhor Secretário,
Comunico a Vossa Excelência que, por determinação do Senhor Governador do Estado de São Paulo, no dia 28 do mês em pauta, dia do Servidor Público, o expediente será normal nas repartições públicas do Estado. Porém, será considerado ponto facultativo o dia 1º de novembro, segunda-feira. A medida não abrangerá serviços que, por sua natureza, não admitem paralisação.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
Ao senhor
[NOME]
[CARGO]
Nesta Capital
■ 9.8.6. Contrato
Contrato é o acordo de vontades que tem por fim criar, modificar ou extinguir direitos e obrigações. Os contratos celebrados compreendem, quanto ao regime jurídico, duas modalidades:
a) os contratos de direito privado, como a compra e venda, a doação, o comodato, regidos pelo Código Civil, parcialmente derrogados por normas publicistas;
b) os contratos administrativos, dentre os quais se incluem:
■ os tipicamente administrativos, sem paralelo no direito privado e inteiramente regidos pelo direito público, como a concessão de serviços, de obras e de uso de bem público;
■ os que têm paralelo no direito privado, mas também são regidos pelo direito público, como o mandato, o empréstimo, o depósito, a empreitada.
Contrato administrativo é todo aquele que a Administração Pública firma com o particular ou outra entidade administrativa, para a realização de serviço, execução de obra ou obtenção de qualquer outra prestação de interesse público nas condições estabelecidas pela própria administração.
A expressão “contrato administrativo” é utilizada para indicar vínculo jurídico entre a administração pública e um particular visando à realização de determinada prestação. Esse tipo de contrato é precedido de licitação, para a qual a administração pública deverá, formalmente, estabelecer as suas necessidades e os encargos que assumirá.
Esses contratos devem estabelecer com clareza e precisão as condições para a sua execução expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos do instrumento convocatório (o edital de licitação) e da proposta a que se vinculam.
Os contratos para os quais a legislação permita dispensa ou inexigibilidade de licitação deve atender aos termos do ato que os autorizou e da respectiva proposta.
A formalização é a materialização do contrato administrativo, o qual deve estar vinculado ao instrumento convocatório e às cláusulas necessárias estabelecidas na Lei de Licitações e Contratos.
As cláusulas necessárias em todo contrato estabelecem:
I — o objeto e seus elementos característicos;
II — o regime de execução ou a forma de fornecimento;
III — o preço e as condições de pagamento, os critérios, a data-base e a periodicidade do ajustamento de preços, os critérios de atualização monetária entre a data do adimplemento (pagamento em dia) das obrigações e a do efetivo pagamento;
IV — os prazos de início de etapas de execução, de conclusão, de entrega, de observação e de recebimento definitivo, conforme o caso;
V — o crédito pelo qual correrá a despesa, com a indicação da classificação funcional programática e da categoria econômica;
VI — as garantias oferecidas para assegurar sua plena execução quando exigidas;
VII — os direitos e as responsabilidades das partes, as penalidades cabíveis e os valores das multas;
VIII — os casos de rescisão;
IX — o reconhecimento dos direitos da Administração, em casos de rescisão administrativa;
X — as condições de importação, a data e a taxa de câmbio para conversão, quando for o caso;
XI — a vinculação ao edital de licitação ou ao termo que a dispensou ou a inexigiu ,ao convite e à proposta do licitante vencedor;
XII — a legislação aplicável à execução do contrato e especialmente aos casos omissos;
XIII — a obrigação do contratado de manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações por ele assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas em uma licitação.
Modelo de Contrato
TERMO DE CONTRATO
Termo de Contrato celebrado entre o Departamento ________ e a Empresa ________ para a aquisição de bens e contratação de serviços pela Administração Pública Estadual.
Aos ________ dias do mês de março de dois mil e quatro, no gabinete do Diretor do ________/ SIGLA, compareceu perante o senhor (Nome), Diretor, o representante da Empresa ________, o qual declarou que assina o presente termo de contrato, mediante as seguintes cláusulas:
Cláusula Primeira — O objeto do presente Contrato corresponde a: I — fornecimento de material de ________;
II — acompanhamento das necessidades ____.
Cláusula Segunda — A Empresa se obriga a ____: I — fornecer ___; II — esclarecer ___.
Cláusula Terceira — Para assinatura do Contrato, a Contratada deverá: I — depositar no Banco ___; II — como garantia de execução ___.
Cláusula Quarta — Fica eleito o foro da cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, para dirimir quaisquer controvérsias originadas do presente Contrato. E, por estarem assim justos e contratados, firmam o presente instrumento em três vias de igual teor, na presença de duas testemunhas.
São Paulo, ________ de ________ de ________.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
Testemunhas:
Assinatura: ________________________
Assinatura: ________________________
■ 9.8.7. Convênio
Convênios administrativos são acordos firmados por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e organizações particulares, para a realização de objetivos de interesse comum dos partícipes.
Convênio é acordo, mas não é contrato. No contrato, as partes têm interesses diversos e opostos; no convênio, os partícipes têm interesses comuns e coincidentes. Em outras palavras, no contrato há sempre duas partes (podendo ter mais de dois signatários), uma que pretende o objeto do ajuste (a obra, o serviço etc.), outra que pretende a contraprestação correspondente (o preço ou qualquer outra vantagem), diversamente do que ocorre no convênio, em que não há partes, mas unicamente partícipes com as mesmas pretensões.
Por essa razão, no convênio, a posição jurídica dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas diversificação na cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecução do objetivo comum, desejado por todos. O convênio manter-se-á como simples pacto de cooperação, mas irá dispor de uma pessoa jurídica que lhe dará execução, exercendo direitos e contraindo obrigações em nome próprio e oferecendo as garantias peculiares de uma empresa.
A organização dos convênios não tem forma própria, mas sempre se fez com autorização legislativa e recursos financeiros para atendimento dos encargos assumidos no termo de cooperação. A execução dos convênios tem ficado, comumente, a cargo de uma das entidades participantes ou de comissão diretora. O convênio deve conter o prazo de duração, podendo ser prorrogado quantas vezes se fizerem necessárias ao objetivo final.
O convênio pode ser extinto a qualquer momento pela vontade dos partícipes. Acertada a extinção, lavra-se o termo de extinção ou de rescisão.
A Lei Federal n. 8.666/93 é aplicada aos convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres celebrados por órgãos e entidades da Administração Pública.
A celebração de convênio, acordo ou ajuste pelos órgãos ou entidades da Administração Pública depende de prévia aprovação de competente Plano de Trabalho, também chamado de Plano de Aplicação, proposto pela organização interessada, o qual deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:
a) identificação do objeto a ser executado;
b) metas a serem atingidas;
c) etapas ou fases de execução;
d) plano de aplicação dos recursos financeiros;
e) cronograma de desembolso;
f) previsão de início e fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases programadas. Se o ajuste compreender obra ou serviço de engenharia, comprovação de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou órgão descentralizador.
Após a assinatura do convênio, dá-se a publicidade necessária, e a entidade ou o órgão repassador dará ciência dele à Assembleia Legislativa ou à Câmara Municipal respectiva.
As parcelas do convênio serão liberadas em estrita conformidade com o plano de aplicação aprovado e podem ficar retidas até o saneamento das impropriedades, como, por exemplo:
a) não comprovação de boa e regular aplicação da parcela anteriormente recebida;
b) desvio de finalidade na aplicação dos recursos, atrasos não justificados no cumprimento das etapas ou fases programadas ou ainda inadimplemento do executor com relação a outras cláusulas conveniais básicas;
c) quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pelo partícipe repassador dos recursos ou por integrantes do respectivo sistema de controle interno.
Modelo de Convênio
TERMO DE CONVÊNIO
Termo de Convênio que entre si estabelecem o Departamento — [SIGLA] e a Secretaria ________, para uma ação conjunta na área de Gestão de Documentos. O Departamento ________, representado neste ato pela sua Diretora, [NOME], de um lado, de outro lado a Secretaria Estadual ________, representada pelo seu Secretário, [NOME], firmam o presente Convênio, mediante adoção das Cláusulas seguintes:
Cláusula Primeira — A Secretaria Estadual de ________ transferirá ao [SIGLA], recursos financeiros no valor de R$ [ESCREVER POR EXTENSO], como parcela inicial, para elaboração do projeto de Treinamento Profissional nas Escolas ________.
Parágrafo único. A complementação de recursos será efetuada com dotações previstas para o ano ________.
Cláusula Segunda — Os encargos previstos na Cláusula anterior correrão por conta do ________.
Cláusula Terceira — Os recursos financeiros serão aplicados de acordo ________.
Cláusula Quarta — ____.
Cláusula Quinta — A dotação do Projeto, anteriormente relacionado, acha-se empenhada no ________ com as seguintes características:
Elemento: 4.1.2.0 Nota de Empenho n. ____, de ____ de ____ de _____.
Cláusula Sexta — O presente Termo terá vigência até _____ de _____ de _____, podendo ser prorrogado após aprovação orçamentária.
E, por estarem de pleno acordo com as Cláusulas e condições anteriores, firmam o presente, perante as testemunhas a seguir.
São Paulo, ________ de ________ de ________.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
Testemunhas:
Assinatura: ________________________
Assinatura: ________________________
■ 9.8.8. Correio eletrônico
O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e rapidez, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos da comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade.
Assim, não interessa definir uma forma rígida para a sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.
O campo assunto do formulário de correio eletrônico “mensagem” deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental, tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos de textos, a serem anexados à mensagem, deve ser usado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. “Arquivo (de computador): Envio pela Internet.”
Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura. Caso seja indisponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental e para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
■ 9.8.9. Declaração
Significa a afirmação da existência de um fato; existência ou inexistência de um direito. Tanto pode ser manifestada por escrito como por meio de viva voz. Quando for por escrito, a declaração é conhecida como documento. Entretanto, quando a declaração provém de alguma autoridade, recebe várias denominações, conforme o caso; por exemplo: aviso, edital, instrução, despacho, decisão, ofício, portaria, sentença. Ainda, segundo as circunstâncias e a finalidade da declaração, ela toma várias outras denominações, como, por exemplo: declaração de direito, de vontade, de ausência, de crédito, de guerra, de falência, de interdição, de nascimento, de óbito, de renda, de princípios etc.
Pode-se iniciar uma declaração assim:
Declaro, para fins de prova junto ao órgão...
Declaro, para os devidos fins, que...
Declaro, a pedido verbal de...
Modelo de Declaração
DECLARAÇÃO
DECLARAMOS, para os devidos fins, que ________ submeteu-se às provas do Concurso Vestibular Unificado de ________, realizado por esta Comissão, nos dias ________ de ________, das ________ às ________ horas.
Sete Palmos, ________ de ________ de ________.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.10. Decreto
Decretos, em sentido próprio e restrito, são atos administrativos da competência exclusiva dos chefes do Executivo, destinados a prover situações gerais ou individuais, abstratamente previstas de modo expresso, explícito ou implícito pela legislação.
Os decretos executivos têm por objeto:
a) pôr em execução uma disposição legal;
b) estabelecer medidas gerais para cumprimento da lei;
c) providenciar sobre matéria de ordem funcional;
d) resolver sobre interesse da Administração;
e) decidir sobre algum interesse de ordem privada que se prenda ao da Administração;
f) criar, modificar, limitar ou ampliar uma situação jurídica;
g) organizar, reformar ou extinguir serviços públicos dentro da competência do
Poder Executivo.
Os decretos executivos costumam ser divididos em dois tipos:
■ 9.8.10.1. Decretos regulamentares
São aqueles que visam “explicar a lei e facilitar a sua execução, aclarando seus mandamentos e orientando a sua aplicação”.[2] Expressam regras jurídicas gerais e abstratas, de caráter impessoal. Sempre são numerados.
■ 9.8.10.2. Decretos individuais ou coletivos
São os relativos a situações funcionais, podendo abranger um (decreto individual)- ou mais (decreto coletivo) servidores. Não são, geralmente, numerados. São compostos das seguintes partes:
a) numeração (epígrafe): denominação, número e data de expedição do decreto. Os decretos referentes a situações funcionais (que, em determinadas administrações estaduais, substituem-se por atos) não são, geralmente, numerados;
b) ementa ou rubrica: resumo da matéria do decreto. É digitada em espaço simples, a partir do meio em direção à margem direita do papel. Não costuma aparecer nos decretos de ordem funcional;
c) título ou preâmbulo: parte preliminar de uma lei, decreto ou diploma na qual o soberano anuncia a sua promulgação; denominação completa, em caracteres maiúsculos, da autoridade executiva que expede o ato. É representado por fórmulas convencionais de introdução;
d) fundamentação: citação do dispositivo legal em que se apoia a decisão, seguida da palavra “decreta”. Em decretos de ordem funcional, a forma “decreta” é substituída por “resolve”, seguida do verbo que indica especificamente a matéria do ato: tornar sem efeito, designar, declarar etc. Em muitos decretos numerados, após a citação do dispositivo legal em que se fundamenta o decreto, aparecem os considerandos. Tratase de considerações cuja finalidade é justificar a expedição do ato respectivo;
e) texto (ou contexto): é a parte essencial do ato e tem o artigo como a unidade básica para apresentação, divisão ou agrupamento dos assuntos. Quanto à numeração, consagrou-se a práxis, hoje positivada pela Lei Complementar n. 95, de 26 de fevereiro de 1998, de até o artigo nono (art. 9º) se adotar a numeração ordinal. A partir do de número 10, empregam-se os algarismos arábicos correspondentes, seguidos de ponto-final (art. 10.). Os artigos serão designados pela abreviatura “Art.” sem traço antes do início do texto. Os textos dos artigos serão iniciados com letra maiúscula e encerrados com ponto-final, exceto quando tiverem incisos, caso em que serão encerrados por dois-pontos. Usam-se apenas algarismos romanos na indicação de séculos, capítulos, soberanos, príncipes, imperadores, reis e na sucessão de papas.
Os artigos podem desdobrar-se em parágrafos ou incisos, estes em alíneas ou letras, que serão desdobradas em itens ou números.
Os parágrafos, representados pelo sinal gráfico (§§), constituem a imediata divisão de um artigo, ou, como anotado por Arthur Marinho,
“(...) parágrafo sempre foi, numa lei, disposição secundária de um artigo em que se explica ou modifica a disposição principal”. Também, no parágrafo, consagrou-se a prática da numeração ordinal até o nono (§ 9º) e cardinal a partir do parágrafo dez (§ 10). No caso de haver apenas um parágrafo, adota-se a grafia Parágrafo único (e não § único). Os textos dos parágrafos serão iniciados com letra maiúscula e encerrados com ponto-final.
Os incisos são utilizados como elementos discriminativos do artigo se o assunto nele tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou se não se mostrar adequado a constituir parágrafo. Os incisos são indicados por algarismos romanos e as alíneas por letras.
As alíneas ou letras constituem desdobramentos dos incisos e dos parágrafos. A alínea ou letra será grafada em minúscula e seguida de parêntese: a); b); c) etc. O desdobramento das alíneas (itens) faz-se com números cardinais, seguidos do ponto:
1.; 2. etc.
Artigos Agrupados = Seções
Seções Agrupadas = Capítulos
Capítulos Agrupados = Títulos
Títulos Agrupados = Livros
Livros Agrupados = Partes
Partes se dividirão em Geral e Especial;
f) local e data: o fecho também é constituído de formas consagradas.
Exemplos:
Palácio do Governo em São Paulo, ________ de ________ de ________.
Prefeitura Municipal de São Paulo, em ________ de ________ de ________.
São Paulo, ________ de ________, de ________, ________ da Independência e ________ da República;
g) assinatura do Chefe do Governo e referenda de um ou mais Secretários de
Estado.
Modelo de Decreto
DECRETO N. ________, DE ________ DE ________ DE ________
Norteia os editais e minutas dos contratos de licitação.
O GOVERNADOR DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 87, itens V e VI, da Constituição Estadual, e tendo em vista o disposto na Lei Estadual n. 7.465, de 5 de junho de 1977,
DECRETA:
Art. 1º Deve fazer parte integrante dos editais e das minutas de contratos, de toda e qualquer licitação, a exigência de prestação de garantia para a contratação de empresa prestadora de serviço.
Art. 2º O contratado, na assinatura do documento em pauta, optará por uma das três modalidades previstas no § 1º, do art. 56, da Lei Federal n. 8.666, de 21 de junho de
1993.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 4º Revogam-se as disposições em contrário.
São Paulo, ________ de ________ de ________, ________ da Independência e
________ da República.
[ASSINATURA]
[NOME]
Governador do Estado de São Paulo
[ASSINATURA]
[NOME]
Secretário de Estado da Administração e da Previdência
[ASSINATURA]
[NOME]
Secretário de Estado da Educação
[ASSINATURA]
[NOME]
Procurador-Geral do Estado
■ 9.8.11. Edital
Edital é o ato escrito oficial, contendo aviso, determinação, ou citação, mandado publicar, por autoridade competente, no órgão oficial ou outros órgãos de imprensa, ou, ainda, afixado em lugares públicos, onde seja facilmente lido por todos.
São objeto de editais concorrências administrativas para aquisição, alienação ou recuperação de material, aberturas de concursos para provimento de cargos públicos, intimações, notificações, convocações e demais avisos que, por sua natureza, devam ter ampla divulgação, conforme a legislação vigente.
Partes:
a) título: denominação do ato, muitas vezes seguido do seu número de ordem e data de expedição. Outras vezes, o título é completado com a espécie de edital de que se trata: de citação, de anulação etc. Não sendo colocada junto ao título, a data aparece após o texto;
b) ementa: resumo do assunto do edital. É parte opcional e aparece, principalmente, em editais de concorrência pública e tomada de preço. Oferece a vantagem de propiciar o conhecimento prévio e sucinto do que é exposto em seguida;
c) texto: desenvolvimento do assunto. Havendo vários parágrafos, convém numerá-los com algarismos arábicos, de preferência, e, se necessário, desdobrá-los em itens e alíneas. Não se numera o primeiro parágrafo;
d) assinatura: nome da autoridade competente, indicando-se seu cargo ou função. Os editais de licitação deverão seguir a Lei Federal n. 8.666, de 21 de junho de 1993, atualizada pela Lei Federal n. 8.883, de 8 de junho de 1994. É necessário que se tenha conhecimento da referida lei para a elaboração do Instrumento Convocatório.
Modelo de Edital
SECRETARIA DE ESTADO DA ________
DEPARTAMENTO DE ________
Seção de Recrutamento e Seleção
EDITAL DE INSCRIÇÃO N. ________
CONCURSO PÚBLICO DE TÍTULOS E PROVAS PARA PROVIMENTO DE ________
O DIRETOR-GERAL DA ________ torna público que, pelo prazo de 60 (sessenta) dias corridos contados da publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado, serão recebidas as inscrições ao CONCURSO PÚBLICO DE ________ nos Departamentos e Áreas discriminados no anexo deste Edital, com as vagas respectivas.
São Paulo, ________ de ________ de ________
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.12. Exposição de motivos
Exposição de motivos é o nome que se dá ao preâmbulo ou aos considerandos que antecedem os textos dos projetos de lei, com o objetivo de mostrar suas vantagens. É uma justificativa às medidas propostas. É documento em que se justifica a necessidade de se tomar alguma providência.
Os documentos ou quaisquer outros expedientes que devam ser decididos pelo Presidente da República ou Vice-presidente, Governador de Estado ou Prefeito Municipal devem ter despachos acompanhados da exposição de motivos para:
a) informar sobre determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter à consideração do destinatário projeto de ato normativo.
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de uma Pasta ou Secretaria, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os envolvidos.
Partes:
a) resumo do texto;
b) síntese das alegações, argumentos ou fundamentos oferecidos;
c) apreciação do assunto, razões e esclarecimentos que o ilustrem;
d) transcrição da legislação citada;
e) parecer conclusivo.
Forma e estrutura:
Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo segue o modelo descrito adiante.
A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.
No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto de caráter informativo, sua estrutura segue o modelo do padrão ofício. Já a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República, Governador ou Prefeito Municipal a sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo, embora siga também a estrutura do padrão ofício, além de outros comentários julgados pertinentes por seu autor, deve, obrigatoriamente, apontar:
a) na introdução: o problema que está reclamando a adoção da medida ou do ato normativo proposto;
b) no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema e eventuais alternativas existentes para equacioná-lo;
c) na conclusão: novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema.
Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos, devidamente preenchido, de acordo com o seguinte modelo previsto no Anexo II do Decreto Federal n. 4.176, de 28 de março de 2002:
1. Título:
Anexo à Exposição de Motivos do (indicar nome do órgão emitente) n. ________ de ________ de ________.
2. Síntese do problema ou da situação que reclama providências.
3. Soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta.
4. Alternativas existentes às medidas propostas.
Mencionar:
— se há outro projeto do Executivo sobre a matéria;
— se há projetos sobre a matéria no Legislativo; outras possibilidades de resolução do problema.
5. Custos.
Mencionar:
— se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orçamentária anual; se não, quais as alternativas para custeá-la;
— se é o caso de solicitar-se abertura de crédito extraordinário, especial ou suplementar; valor a ser despendido em moeda corrente.
6. Razões que justificam a urgência (a ser preenchido somente se o ato proposto for medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência).
Mencionar:
— se o problema configura calamidade pública;
— por que é indispensável a vigência imediata;
— se se trata de problema cuja causa ou agravamento não tenham sido previstos;
— se se trata de desenvolvimento extraordinário de situação já prevista.
7. Impacto sobre o meio ambiente (sempre que o ato ou medida proposta possa vir a tê-lo).
8. Alterações propostas: texto atual e proposto.
9. Síntese do parecer do órgão jurídico:
Com base em avaliação do ato normativo ou das medidas propostas, a falta ou insuficiência das informações prestadas nas questões levantadas podem acarretar, a critério da chefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução do projeto do ato normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.
O preenchimento obrigatório do anexo para as exposições de motivos quem proponham a adoção de alguma medida ou a edição de ato normativo tem como finalidade:
a) permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver;
b) avaliar as diversas causas do problema e dos efeitos que pode ter a adoção da medida ou a edição do ato, em conformidade com as questões que devem ser analisadas na elaboração de proposições normativas no âmbito do Poder Executivo;
c) conferir perfeita transparência aos atos propostos.
Dessa forma, ao atender às questões que devem ser analisadas na elaboração de atos normativos no âmbito do Poder Executivo, o texto da exposição de motivos e seus anexos se complementam e formam um todo coeso: no anexo, encontramos uma avaliação profunda de toda a situação que está reclamando a adoção de certas providências ou a edição de um ato normativo; o problema a ser enfrentado e suas causas; a solução que se propõe, seus efeitos e seus custos; e as alternativas existentes.
O texto da exposição de motivos fica, assim, reservado à demonstração da necessidade da providência proposta: por que deve ser adotada e como resolverá o problema.
Nos casos em que o ato proposto for questão de pessoal (nomeação, promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade, aposentadoria), é desnecessário o encaminhamento do formulário de anexo à exposição de motivos.
Observe que:
■ a síntese do parecer do órgão de assessoramento jurídico não dispensa o encaminhamento do parecer completo;
■ o tamanho dos campos do anexo à exposição de motivos pode ser alterado de acordo com a maior ou menor extensão dos comentários a serem ali incluídos.
Modelo de Exposição de Motivos
EM n. 23495/2000-MIP
Brasília, 30 de maio de 2000.
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
O Presidente George Bush anunciou, no último dia 13, significativa mudança da posição norte-americana nas negociações que se realizam — na Conferência do Desarmamento, em Genebra — de uma convenção multilateral de proscrição total das armas químicas. Ao renunciar à manutenção de cerca de dois por cento de seu arsenal químico até a adesão à convenção de todos os países em condições de produzir armas químicas, os Estados Unidos reaproximaram sua postura da maioria dos quarenta países participantes do processo negociador, inclusive o Brasil, abrindo possibilidades concretas de que o tratado venha a ser concluído e assinado em prazo de cerca de um ano. (...)
Respeitosamente,
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.13. Fax
O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da internet. Ainda é usado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.
É conveniente o envio, com o documento principal, de folha de rosto, isto é, de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:
[Órgão Expedidor]
[setor do órgão expedidor]
[endereço do órgão expedidor]
Destinatário:
Número do fax de destino: Data: ___ /___ /______
Remetente:
Telefone para contato:
Fax/correio eletrônico:
Número de páginas: esta +
Número do documento:
Observações:
■ 9.8.14. Informação
Em linguagem administrativa, a informação tem o sentido de parecer, em que o funcionário escreve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclarecimentos necessários para que a autoridade dê seu despacho ou solução. Deve ser concisa e indicar a solução proposta. É ato de servidor subalterno incumbido de estudar qualquer documento para que o chefe possa deliberar sobre o caso. No Direito Penal, equivale à sindicância ou investigação; no Direito Comercial e, principalmente, no Direito Falimentar, também significa sindicância.
■ 9.8.15. Instrução e instrução normativa
Na linguagem jurídica, a instrução normativa é utilizada para indicar a soma de atos e diligências que podem ou devem ser praticados no processo, de modo que se esclareçam fatos ou questões objeto da demanda ou do litígio. Representa, assim, a reunião de provas que determinam a procedência ou não dos fatos alegados. Portanto, instrução equivale a elucidação, esclarecimento. Em outro sentido, principalmente empregado no plural, significa ordem emanada de uma pessoa e dirigida a outras; nela se determinam as regras de procedimento ou a execução de certos atos ou serviços. É assim no campo do Direito Administrativo, em que a autoridade determina a maneira de se organizar a repartição ou o departamento e como se executam os serviços. As instruções podem surgir como avisos, circulares, ementas, portarias ou provisões. Instrução é, ainda, explicação ou esclarecimento dado para uso especial. Apontamento, regimento, explicação que se dá a uma pessoa encarregada de algum negócio ou de alguma empresa. É o conjunto de formalidades e informações necessárias para elucidar uma causa e colocá-la em estado de ser julgada.
Administrativamente, é um instrumento que orienta a execução de leis ou decretos. A instrução fixa normas para a execução de outros atos ou disciplina a execução de serviços.
Modelo de Instrução Normativa
DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PÚBLICO DE SÃO PAULO
INSTRUÇÃO NORMATIVA N. ____, DE ____ DE ____ DE ____.
Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivísticos no Departamento Estadual de Arquivo Público de São Paulo.
O DIRETOR DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO, usando da atribuição que lhe confere o item V do art. 27 do Regimento Interno aprovado pelo Governador do Estado de São Paulo, através da Portaria Governamental n. _______, de _______ de _______ de _______,
RESOLVE:
1. Estabelecer na forma dos Anexos 1 a 4 os procedimentos a serem observados quando da transferência ou do recolhimento de acervos arquivísticos para o Arquivo Público.
2. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, aplicando-se aos fatos ocorridos a partir de _______ de _______ de _______.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.16. Memorando
A Instrução Normativa n. 4, de 6 de março de 1992, do Governo Federal, esclarece:
“O memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna”.
Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes etc., a serem adotados por determinado setor do serviço público. Suas características principais são a agilidade, a concisão e a clareza. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos devem ser dados no próprio memorando e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões e o histórico do andamento da matéria tratada no memorando.
Quanto à sua forma, o memorando segue o modelo do Padrão Ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Senhor Chefe do Departamento de Administração:
Ao Senhor Subchefe para Assuntos Jurídicos:
Modelo de Memorando
Mem. 119/DJ Em 21 de maio de 2000.
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Assunto: Administração. Instalação de microcomputadores
1. Nos termos do Plano Geral de informatização, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadores neste Departamento.
2. Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos e um gerenciador de banco de dados.
3. O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito.
4. Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste Departamento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.17. Mensagem
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes enviada pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre atos da Administração Pública. Através desse instrumento, o Poder Executivo propõe medidas sobre a Administração, expõe os planos de governo na abertura da sessão legislativa, submete à Câmara matérias que dependem da deliberação de suas Casas, apresenta vetos, faz e agradece as comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos.
A Constituição Federal, as Constituições dos Estados e as Leis Orgânicas dos Municípios preveem diversos casos em que caberá ao Chefe do Poder Executivo dirigir-se ao Poder Legislativo através de mensagem. A mensagem e a minuta da lei devem ser encaminhadas pelo Órgão responsável à Assessoria Técnica Legislativa, a quem caberá a redação final.
Modelo de Mensagem
Mensagem n. 298
Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
Comunico a Vossa Excelência o recebimento das Mensagens SM n. 106 a 110, de 1991, nas quais informo a promulgação dos Decretos Legislativos n. 93 a 97, de 1991, relativos à exploração de serviços de radiodifusão.
Brasília, 1º de abril de 2000.
■ 9.8.18. Ofício
Ofício e aviso são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República e pelos Secretários da Presidência da República, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.
Quanto à sua forma, o ofício segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:
■ nome do órgão ou setor;
■ endereço postal;
■ telefone e endereço de correio eletrônico.
Modelo de Ofício
[REMETENTE: NOME DO ÓRGÃO OU SETOR,
ENDEREÇO POSTAL, TELEFONE E ENDEREÇO DE CORREIO ELETRÔNICO]
Ofício n. 435/2000 — SG-PR Brasília, 30 de abril de 2000.
A Sua Excelência o Senhor
Deputado [NOME]
Câmara dos Deputados
70160-900 — Brasília — DF
Assunto: Demarcação de terras indígenas
Senhor Deputado,
1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama n. 154, de 24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta n. 6.708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto n. 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).
2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que — na definição e demarcação das terras indígenas — fossem levadas em consideração as características socioeconômicas regionais.
3. Nos termos do Decreto n. 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, § 1º, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente.
4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil.
5. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os limites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos necessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária transparência e agilidade.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.19. Ordem de serviço
É instrução dada a um servidor ou a um órgão administrativo. Encerra orientações a serem tomadas pela chefia para a execução de serviços ou o desempenho de encargos. É o documento, o ato pelo qual se determinam providências a serem cumpridas por órgãos subordinados.
Instrução de serviço: é o ato pelo qual se fixam normas para a execução de outros atos ou se disciplina a execução de serviços.
Orientação de serviço: é o ato pelo qual se estabelecem normas administrativas no âmbito de setores subordinados.
Quando o administrador deseja que alguém o substitua nos encargos, sem direito a qualquer remuneração extra, faz uso da ordem de serviço. Já a portaria assegura direitos de remuneração. A ordem de serviço é um ato interno de um órgão cuja finalidade é regular procedimentos em geral.
Embora se trate de documento com estrutura variável, às vezes semelhante à portaria, apresenta, normalmente, as seguintes partes:
a) título: identificação, número e data de expedição do ato. Às vezes, a data é colocada após o texto, antes da assinatura da autoridade;
b) texto: desenvolvimento do assunto. Pode conter vários parágrafos, numerados por algarismos cardinais e desdobráveis, se necessário, em alíneas. Não se numera o primeiro parágrafo;
c) assinatura: nome da autoridade e indicação do cargo que ocupa ou função que exerce.
Modelo de Ordem de Serviço
ORDEM DE SERVIÇO N. _______ — [SIGLA DO ÓRGÃO]
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA _______, no uso de suas atribuições, em aditamento à Ordem de Serviço n. _______, de _______ de _______ de _______, desta Secretaria, determina que terão expediente externo também na parte da manhã, no horário das 8h às 11h, os seguintes órgãos do Tesouro do Estado, sediados na Capital:
a) Subordinados à Coordenadoria-Geral do [SIGLA]:
Divisão de Fiscalização da _______ [SIGLA];
Divisão de Fiscalização do _______ [SIGLA];
Divisão do Recenseamento e Programação Fiscais [SIGLA].
b) Subordinados à Inspetoria-Geral da Fazenda:
Exatoria Estadual de São Paulo.
São Paulo, _______ de _______ de _______ .
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.20. Parecer
Na Administração Pública, o parecer, geralmente, é parte integrante de um processo, para o qual aponta solução favorável ou desfavorável, precedida da necessária justificativa, com base em dispositivos legais, jurisprudência e informações. É um ato de procedimento administrativo que indica e fundamenta a solução que deve ser aplicada ao caso. O parecer pode ser:
a) administrativo: refere-se a caso burocrático;
b) científico ou técnico: relaciona-se com matéria específica. Ex.: o parecer dos auditores.
Partes:
a) número do processo respectivo, ao alto, no centro do papel;
b) título: parecer, seguido do número de ordem, dia, mês e ano;
c) ementa: resumo do assunto do parecer. A ementa deve ser sintética. É digitada em espaço simples, a dois espaços do título;
d) texto: introdução (histórico); esclarecimentos (análise do fato); e conclusão clara e objetiva do assunto;
e) fecho: o local e/ou a denominação do órgão (este, geralmente, em forma de sigla); a data; e a assinatura: nome e cargo ou função de quem emite o parecer.
Modelo de Parecer
PROCESSO N. _______
PARECER N. _______
Lei n. _____ — _____ Interpretação. Os Conselhos Federal e Regional dos Técnicos de Administração constituem uma única autarquia. O acervo decorrente da atuação da Junta Executiva e suas representantes administrativas se transfere ao
Conselho Federal.
1. A Lei n. _____, de _____ de _____ de _____, dispõe sobre o exercício da profissão de _____, para promover as medidas _______. Essa Junta extinguir-se-ia com a _____, que lhe absorveria o acervo.
2. Com efeito, pelo Decreto n. _____, de _____ de _____ de _____, criou-se a citada Junta Executiva, que _____, na área de sua jurisdição.
3. Criados os Conselhos, suscitaram-se dúvidas sobre _____. Compreende o Conselho Federal, ou _____, dos respectivos Conselhos Regionais.
4. A clareza do texto legal, “data venia”, não permite discussão. Os Conselhos foram _____ em seu conjunto uma autarquia.
5. Por igual, para promover os atos preparados à implantação do sistema, a lei determinou se _____, ou seja, o que deve ser absorvido pelo Conselho Federal. Assim sendo, não há como possa a arrecadação das Juntas Administrativas em referência transferir-se aos Conselhos Regionais. A tanto, não permite a lei.
São Paulo, _____ de _____ de _____.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO DO SIGNATÁRIO]
■ 9.8.21. Requerimento
É o instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade do serviço público, pois o requerimento é a solicitação sob o amparo da lei, mesmo que suposto. O requerimento deve ser escrito sempre em 3ª pessoa e não aceita fechos que não os seus. Tais como:
Nestes termos, aguarda deferimento.
Nestes termos, espera deferimento.
Nestes termos, pede deferimento.
Observação: a petição é um instrumento muito parecido com o requerimento, a diferença está em que a petição é o pedido, duvidoso ou inseguro quanto ao despacho favorável.
Quando concorrem duas ou mais pessoas, então teremos: abaixo-assinado (requerimento coletivo) e memorial (petição coletiva).
Modelo de Requerimento
Senhor Diretor da Escola Técnica de Comércio:
[NOME], aluna regularmente matriculada no terceiro semestre da Habilitação desta Escola, requer certidão de vida escolar relativa aos primeiro e segundo semestres do referido curso.
Nestes termos, pede deferimento.
São Paulo, _____ de _____ de _____.
[ASSINATURA]
■ 9.8.22. Portaria
Trata-se de um documento oficial emanado de uma autoridade, por meio do qual transmite aos subordinados ordens de serviço de sua competência.
Partes:
a) numeração: número e data de expedição;
b) título: denominação da autoridade que expede o ato, em geral já impresso no modelo próprio;
c) fundamentação: citação da legislação básica, seguida da palavra RESOLVE;
d) texto;
e) assinatura: nome da autoridade competente, sem indicação de cargo, pois já vem impresso no alto da página.
Modelo de Portaria
PORTARIA N. _____, _____ de _____ de _____
O DIRETOR-GERAL DA _____, no uso das atribuições que lhe confere o art. m_____, Decreto n. _____, de _____, de _____ de _____, e considerando o que consta do Processo CP _____, resolve:
Art. 1º Aprovar o Projeto de Assistência Pré-Escolar/Auxílio-Creche para os servidores do Colégio _____.
Art. 2º O atendimento pré-escolar alcançará as crianças da faixa etária de _____ meses a _____ anos e far-se-á, conforme a idade dos atendidos, através de creches, maternais e jardins de infância.
Art. 3º Fica estabelecida a modalidade de atendimento pré-escolar através do reembolso de despesas aos beneficiários, conforme previsto no art. _____, inc. _____, do Decreto n. _____, de _____ de _____ de _____.
Art. 4º A Diretoria-Geral baixará normas e instruções necessárias à execução do Projeto.
Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.23. Relatório
Relatório é uma descrição de fatos passados, analisados com o objetivo de orientar o servidor interessado ou o superior imediato, para determinada ação.
Relatório, do ponto de vista da administração pública, é um documento oficial no qual uma autoridade expõe a atividade de uma repartição, ou presta contas de seus atos a uma autoridade de nível superior.
O relatório não é um ofício desenvolvido, mas sim reduzido. Ele é exposição ou narração de atividades ou fatos, com a discriminação de todos os seus aspectos ou elementos.
Existem muitos tipos de relatórios, classificáveis sob vários pontos de vista. O exposto a seguir refere-se apenas àqueles relatórios menos complexos ou mais informais que um servidor produz com o objetivo de prestar contas de tarefas ou encargos de que foi incumbido.
Partes:
a) título: denominação do documento (relatório);
b) invocação: tratamento e cargo ou função da autoridade a quem é dirigido, seguidos, preferencialmente, de dois-pontos;
c) texto: exposição do assunto. O texto do relatório deve obedecer à seguinte sequência:
■ introdução: referência à disposição legal ou à ordem superior que motivou ou determinou a apresentação do relatório e breve menção ao assunto ou objeto. A introdução serve para dizer por que o relatório foi feito e indicar os problemas ou fatos examinados;
■ análise: apreciação do assunto, com informações e esclarecimentos que se façam necessários à sua perfeita compreensão. A análise deve ser honesta, objetiva e imparcial. O relator deve apenas registrar os fatos de que tenha conhecimento direto, ou através de fontes seguras, abstendo-se de divagações ou apreciações de natureza subjetiva sobre fatos desconhecidos ou pouco conhecidos. Quando se fizer necessário, o relatório poderá ser acompanhado de tabelas, gráficos, fotografias e outros elementos que possam contribuir para o perfeito esclarecimento dos fatos e sua melhor compreensão por parte da autoridade a quem se destina o documento. Esses elementos podem ser colocados no corpo do relatório ou, se muito extensos, reunidos a ele em forma de anexo;
■ conclusão: determinados os fatos e feita sua apreciação, chega o momento de se tirarem as conclusões, deduzidas logicamente da argumentação que as precede. Não podem ir além da análise feita, o que as tornaria insubsistentes e, por isso mesmo, despidas de qualquer valor;
■ sugestões ou recomendações: muitas vezes, além de tirar conclusões, o relator apresenta sugestões ou recomendações sobre medidas a serem tomadas, em decorrência do que constatou e concluiu. Essas sugestões ou recomendações devem ser precisas, práticas e concretas, devendo relacionar-se com a análise anteriormente feita. Os diversos parágrafos do texto, com exceção do primeiro, podem ser numerados (com algarismos arábicos) e, se necessário, divididos em alíneas. É a numeração dos parágrafos, principalmente em relatórios mais extensos, pois, além de dar maior destaque às diferentes partes do texto, facilita as eventuais referências que a elas se queira fazer;
d) fecho: fórmula de cortesia. Trata-se de parte dispensável;
e) local e data: Ex.: São Paulo, _____ de _____ de _____;
f) assinatura: nome e cargo ou função da(s) autoridade(s) ou servidor(es) que apresenta(m) o relatório.
Modelo de Relatório
RELATÓRIO
Senhor Diretor,
Conforme determinação, relatamos a Vossa Senhoria os acontecimentos ocorridos no dia _______ de _______ último, nesta repartição.
1. Encontrávamo-nos em atividades funcionais, quando entrou na repartição o senhor _______, residente nesta cidade, o qual solicitou informações sobre _______.
2. Não estando esta repartição em condições de atender à consulta solicitada, comunicamos _______.
3. Não se conformando com a resposta, o referido senhor passou a nos agredir com palavras de baixo calão e _______.
4. Como continuasse a nos provocar, telefonamos para _______.
5. Ainda ouvimos quando o cidadão dizia que iria comunicar à Imprensa _______.
6. Procuramos, durante os acontecimentos, manter a atitude compatível com nosso cargo, porém _______.
7. Dessa forma, embora desconhecendo as acusações feitas contra nós, _______.
Sendo esta a nossa informação.
São Paulo, _______ de _______ de _______
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO]
■ 9.8.24. Resolução
Resolução, no Poder Executivo, é o ato de autoridade competente de um órgão de deliberação coletiva para estabelecer normas regulamentares. A estrutura da resolução é idêntica à da portaria.
Resolução e Portaria são formas de que se revestem os atos, gerais ou individuais, emanados de autoridades outras que não o Chefe do Executivo.
Resolução é deliberação ou determinação. Indica, assim, o ato pelo qual a autoridade pública ou o poder público toma uma decisão, impõe uma ordem ou estabelece uma medida. Em regra, as resoluções dizem respeito a questões de ordem administrativa ou regulamentar.
Há uma distinção, sob o aspecto formal, entre os atos normativos do Poder Executivo que são de competência privativa:
a) do Governador, o Decreto;
b) dos Secretários de Estado, a Resolução;
c) de órgãos colegiados, a Deliberação;
d) de outras autoridades, inclusive dirigentes de autarquias, a Portaria.
De acordo com essa norma, a diferença entre os vários tipos de atos está apenas na autoridade de que emanam, podendo uns e outros terem conteúdo individual (punição, concessão de férias, dispensa) ou geral, neste último caso contendo normas emanadas em matérias de competência de cada uma das referidas autoridades.
Partes:
a) numeração (classificação): número do ato e data de expedição;
b) título: denominação completa (em caracteres maiúsculos, de preferência) da autoridade que expede o ato.
Ex.: Resolução n. _______, de _______ de _______ de _______;
c) ementa;
d) fundamentação: citação da legislação básica em que a autoridade apoia sua decisão, seguida da palavra resolve. Às vezes a citação de dispositivos legais é substituída pela expressão “no uso de suas atribuições”, ou similar. É preferível citar explicitamente a legislação que fundamenta o ato, o que lhe dá maior autoridade e facilita a eventual análise ou constatação da validade e alcance da decisão nele contida. A palavra resolve pode ser colocada logo após a fundamentação, ou em linha separada (com entrada de parágrafo e em caracteres maiúsculos), ou, ainda, imediatamente antes e na mesma linha do texto. Embora as três formas sejam encontradas e válidas, a segunda é a mais estética e destaca as partes fundamentais do ato (fundamentação e texto). Em certas portarias aparecem, entre a fundamentação e a palavra resolve, os considerandos, que se destinam a justificar a decisão tomada;
e) texto: desenvolvimento do assunto. Há portarias mais extensas, cujo texto é dividido em vários artigos ou parágrafos, devidamente numerados e subdivididos, quando necessário, em itens e alíneas;
f) assinatura: nome da autoridade que expede o ato. É dispensável a indicação do cargo, embora seja correta, pois esse já aparece, em destaque, no título (O SECRETÁRIO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, _______). Porém, em caso de assinatura por substituto, essa situação deverá ser indicada.
Modelo de Resolução
RESOLUÇÃO N. _______, DE _______ DE _______ DE _______
Regulamenta os procedimentos de classificação de licitantes nas concorrências para registro de preços e as negociações registradas.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA _______, no uso da delegação de competência conferida pela Lei n. _______, de _______ de _______ de _______ e considerando o artigo 12 do Decreto n. _______ de _______ de _______ de _______; considerando o artigo 48, parágrafo 3º, da Lei n. _______; considerando a redação da
Lei n. _______, de _______ de _______ de _______; considerando a necessidade de regulamentar os procedimentos de classificação de licitantes nas concorrências para registro de preços e as negociações registradas,
RESOLVE:
Art. 1º Serão convocados para firmar a Ata de Registro de Preços todos os proponentes que concordarem com o fornecimento do bem ou a prestação de serviços ao preço do primeiro colocado, mantidas a ordem de classificação dos preços cotados e as mesmas condições editalícias.
Art. 2º O controle dos preços registrados será exercido com base na dinâmica do mercado, podendo caracterizar redução ou elevação de seus valores.
§ 1º A Administração poderá convocar os licitantes classificados após a assinaturada Ata de Registro de Preços, para negociar a redução e manter a cotação em qualidade e especificações indicadas na proposta, em decorrência da redução dos preços de mercado.
§ 2º O licitante poderá desonerar-se do compromisso ajustado quando, a critério da Administração, comprovar o desequilíbrio econômico-financeiro, motivo de força maior ou caso fortuito, através das seguintes exigências:
I — comprovação feita por meio de documentos, como:
a) lista de preços do fabricante;
b) nota fiscal de aquisição da matéria-prima e do transporte da mercadoria referente à época da elaboração da proposta;
c) pedido de desoneração do compromisso.
II — reconhecendo o desequilíbrio econômico-financeiro, a Administração formalmente desonerará o licitante em relação ao item;
III — a Administração, simultaneamente ou após a desoneração, poderá:
a) requerer aos licitantes que foram classificados na concorrência para o SRP com o respectivo item, a apresentação de nova proposta julgando-a de acordo com a planilha de custos e pesquisa de mercado;
b) promover nova licitação para o item.
§ 3º As alterações decorrentes serão publicadas na Imprensa Oficial.
Art. 3º O preço registrado poderá ainda ser cancelado pela Administração mediante solicitação formal do licitante que comprovar, na forma do artigo anterior, que está impossibilitado de cumprir as exigências da concorrência que deu origem ao registro de preços, ressalvadas as aquisições efetivadas até a data da decisão.
Parágrafo único. Ocorrendo a hipótese desse artigo, se a solicitação for efetuada antes da emissão da ordem de compra ou serviço e respectiva nota de empenho pela Administração, ficará o licitante desonerado da aplicação de penalidades.
[ASSINATURA]
[NOME]
[CARGO DO SIGNATÁRIO]
■ 9.8.25. Telegrama
Mensagem telegráfica empregada em casos urgentes. A linguagem, que chega ao máximo da concisão, deve limitar-se ao estritamente necessário, omitindo-se todas as expressões, palavras ou partículas desnecessárias, sem, contudo, prejudicar a clareza do texto.
Para que se atinja esse objetivo, usam-se os seguintes recursos:
a) aglutinação de expressões: VOSSENHORIA (Vossa Senhoria); VINTEDOIS (vinte e dois);
b) abreviação de palavras e expressões: SDS (saudações); ASDS (atenciosas saudações);
c) omissão de palavras desnecessárias à compreensão do texto: MATRICULAS ENCERRAM DIA TREZE CORRENTE (As matrículas encerram no dia treze do corrente);
d) supressão dos hífens nas palavras justapostas de uso corrente e nas formas verbais com pronomes oblíquos: DECRETOLEI (decreto-lei); INSCREVIME (inscrevi-me).
A linguagem telegráfica apresenta:
a) texto conciso, claro e objetivo;
b) preferência por formas simples a compostas: comprara e não havia comprado;
c) supressão de expressão de cortesia;
d) eliminação de rasuras, anulações, acréscimos ou outras alterações;
e) impede a translineação, ou seja, a divisão de palavras no fim da linha;
f) o telegrama deve ser grafado em letras maiúsculas, deixando-se dois espaços entre cada palavra;
g) supressão dos hífens nos termos compostos e em expressões com pronomes pessoais oblíquos;
h) dispensam-se os acentos gráficos;
i) omitem-se as palavras desnecessárias;
j) os números inteiros são escritos em algarismos arábicos: 200, 1950;
k) se os números, em virtude de importância substancial, forem grafados por extenso, deverão ser aglutinados: CENTO VINTESEIS; DEZESSEISMIL; QUARENTASEIS;
l) para as datas pode ser usado o seguinte recurso: 2610998 — 26 de outubro de 1998
2610997 — 26 de outubro de 1997
Observações:
a) Sinais de pontuação. Os sinais de pontuação básicos, tais como ponto (.), vírgula (,) e ponto e vírgula (;), são registrados pelo telégrafo. Porém, quando o telégrafo não os registrar, será necessário o uso das abreviaturas convencionais:
SOLICITO SEU COMPARECIMENTO URGENTE ESTA SECRETARIA EXPEDIENTE TARDE TRATAR ASSUNTO SUA LICENÇA PREMIO PT
b) Deve ser usado apenas quando a urgência justifique seu uso.
c) Não há padrão rígido, segue a forma e estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu site.
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